faxを一斉送信できるソフトが業務を効率的にする

複数の宛先にfaxを一斉送信したいときに活躍する、便利なソフトが登場しています。これらのfaxに関するソフトは、パソコンにインストールし、faxモデムを接続することで、パソコンの画面上からfaxの送受信をすることができるものです。従来のfaxの機能と同じく電話回線を使って通信を行いますが、一度紙に印刷してからfax機にセットして送る、という手間がかからず、作成した文書をパソコンから直接、一斉送信で複数の宛先に送ることができます。送信相手が同様のソフトをインストールしたパソコンである必要はなく、従来のfax機にも問題なく送信することができます。一度に送信できる件数の上限はソフトによって多少異なりますが、中には1万件以上の大量送信を行うことができるソフトもあり、faxの送信業務がかなり楽に行えます。

faxを一斉送信できるソフトのその他の機能

パソコンからfaxを一斉送信できるソフトを用いることで、紙やインク、トナーなどにかかっていた経費を浮かすことができ、送信にかかっていた時間を短縮することができますが、これらのソフトの多くは、単に一斉送信をする、という以上の便利な機能も併せ持っています。たとえば、一度送信相手のfax番号と相手に関する情報を登録してしまえば、次に別のfaxを一斉送信したいとき、複数の登録先の中から条件に合った情報を有する宛先だけを抽出して一斉送信をすることができます。その他にも、複数の送信先の中で送信エラーになってしまったfax番号とエラー理由のデータを自動で管理してくれる機能もあります。また、特定の宛先へのfaxの配信を停止したい場合に、登録情報から簡単にfax番号を検索し、停止状態する機能が含まれるものもあります。

faxを一斉送信できるソフトとその他の方法

faxをパソコンから一斉送信する方法には、専用のソフトをインストールする他に、インターネットfaxという方法もあります。これは、電話回線を使った従来のfaxとは異なり、インターネット回線を使ったeメールのやり取りによって成り立つfaxで、ソフトを使用した場合と同様、fax機への送信も可能です。どちらの方法でも、大量の宛先に一世送信ができることに加え、パソコン上で送信する文書や受信した文書を確認することができるというメリットがあります。しかしながら、両者の費用のかかり方には多少の違いがあります。ソフトをインストールする方法では、ソフト購入の初期費用がかかる代わりに、その後は電話回線の使用料のみの支払いで済む場合がほとんどです。これに対してインターネットfaxは、初期費用無料という場合もありますが、月々の支払いが必要で、一定の件数を超えると追加料金がかかる場合もあるので注意が必要です。